MES选型完美攻略之五:解析MES选型招标要点

发表时间:2015-05-18 作者: e-works Research  来源: e-works
关键字:MES软件 MES软件选型 MES软件招标 MES项目招标 
e-works Research从MES软件项目招标的流程、招标文件的要点、技术评标要点以及招标结束后,合同技术协议签署要点等方面出发,结合具体翔实的案例加以分析,作为范例分享给有MES软件选型需求的企业。
       MES是什么,MES是一套对生产现场综合管理的集成系统。MES用集成的思想替代原来的设备管理、质量管理、生产排程、DNC、数据采集软件等车间需要使用的孤立软件系统。MES在信息化系统中具有承上启下的作用,是一个信息枢纽,强调信息的实时性。MES从生产计划的执行、生产过程的追溯、设备的正常高效使用、保证产品质量、进行工人排班及合理激励等多个维度对生产现场进行集成管理。不同行业、不同生产模式的企业,应用的是MES中的某些模块或者在MES的基础上进行拓展应用。

       本文主要重点来说一下MES在选型招标中的四大要点。

       ♦ MES选型招标第一要点——选型流程

       MES需求确定后,接下来的是选择合格供应商,在此企业需要进行决策:是走正规的招标流程,还是小范围的供应商进行系统演示,进行竞争性谈判,这两种方式各有利弊。但无论如何,建议企业在选择供应商的时候,要从企业实力及发展前景、产品技术实现、项目实施管理能力、售后的服务能力、咨询顾问的实施能力及典型客户的情况等角度等进行综合考察,并且一定要按照“先技术,后商务”的步骤进行。以下是一个典型的招标选型流程:


典型的招标选型流程_制信网


       ♦ MES选型招标第二大要点——招标文件要点分析

       标书制作是其中的关键要点之一。招标文件要站在公平、公正、公开的角度,除了通用招标文件中规定的内容和反映MES的需求外,还需要突出评标过程分哪些阶段?重点的工作要点有哪些?明确这些内容后,投标方也好作出相应的配合。以下是某企业MES招标文件中所明确的评标流程:


招标文件要点分析_制信网


       同时为了避免投标方在行文上五花八门,不便后续的审核,同时避免投标方洋洋洒洒一大厚本,且千遍一律的广告,因此在招标文件中必须明确规定“投标人必须严格按照规定的格式、内容及安排顺序进行投标文件的编制”,其中关键的核心环节是,需在投标文件中明确回复对需求要点的实现程度。以下是某企业MES招标文件中明确需求响应情况:

MES招标文件中明确需求响应_制信网


       MES选型要点分析之三——技术评标要点分析

       首先,一定要让业务人员参与,尤其是核心业务的领导,只有他们成为需求的提出者、选型的参与者、实施及应用的实践者和最终价值的受益者,才能保证项目的顺利进行。为了使项目在意见出现分歧时能顺利进行,评标委员会的成员组人数应为奇数(建议的合理配比是:信息化人员2人、业务部门领导5人、外包专家2名,后期可加入财务及法务的人员)。
       其次,如何规避“内鬼”,很多企业在进行评标的时候往往会采用分别打分,并计算平均分的做法,如果有“内鬼”,他会将目标供应商的分数打得很高,其他的供应商分数打得很低,从而影响整个的评标结果。因此可采取打完分后排序,以排序的结果再进行评分,这样每个人的权重就一样了(当然可以将领导的权重增加,如,是正常的1.5倍等)。
       第三,要根据企业业务关注的重点,明确演示的流程(甚至要求投标方根据相关基础数据,按考题要求跑流程)。以下是某企业MES现场演示的流程要求。


MES现场演示的流程要求_制信网


       最后,确定现场评分表,建议在技术评标环节,将价格的权重降低(低于20%),或不考虑。下表是某企业MES现场演示的评估表。

MES现场评标评估表_制信网


       MES选型招标要点分析之四——合同签署要点分析

       供应商选择成功后,要签署相应的技术协议和商务合同。
       其中技术协议是要让供应商将企业MES需求以合同的形式固定下来,其关注的要点有:
       首先,是承诺可直接实现的需求,在系统中的实现模式。
       其次,对于暂时不能满足的需求,如果需要二次开发,需要明确需求及大概的工作量。
       第三,与其他系统之间的集成前提和机理(可能需要与被集成的系统沟通能否实现)。
       最后,需在技术协议中明确验收准则。
       以下是某企业技术协议中关于验收准则的相关条款。

 

MES系统验收条款_制信网


       商务合同签署是除了关注价格等敏感问题外,还需要重点注意一下问题:

关于二次开发

       因为需求变更而产生二次开发的需求,是每个信息系统实现必须面对的,但如果在合同中不进行相应的约束,软件厂商在实施过程中,往往会将属于配置性或系统功能缺陷而产生的需求,都划归为二次开发,从而达到增加相应费用的目的,因此有必要在合同中界定清楚什么属于二次开发。建议在合同中加入:
       “乙方所提供的软件应保证能够适应甲方业务流程及管理模式,因此产生的开发工作不属于二次开发。”
       关于二次开发,除了界定二次开发的定义外,还得考虑二次开发模块如何交付的问题,软件公司往往会将企业作为二次开发的测试部门,因为时间等因素,将还未完全测试好的二次开发提交给客户。因此在接收二次开发模块的时候,最好让软件公司同时展示他们内部最终测试的过程文档。
       此外,还需考虑清楚系统升级对二次开发的影响。建议在合同中加入:
       “乙方应保证对二次开发的程序在进行升级服务等过程中不产生干涉,否则乙方将对产生的损失进行赔偿。”
       最后,关于二次开发相关文档的交接内容一定要在合同签订之初谈清楚,并且接收的时候要非常注意,不要寄希望软件公司的内部会规范管理,能完整保留为贵公司二次开发的全部版本。

关于付款

        软件厂商通常的付款方式是将软件与实施分开签署,这种做法无可厚非,应该是这样,但关键问题是软件费用的付款周期往往是以合同签订、软件到客户、软件安装等为回款节点的,通常软件安装后要收回软件费用的70%左右,从项目控制来说对企业是不利的。
       最好的做法是软件与实施分开签署,但软件的回款周期与实施周期相匹配,完成某个体系,就按某个体系的软件费用+实施费用一起进行支付。这样的好处是以系统能用起来为依据,是以结果为导向的工作方式,且避免不必要的纠纷。

关于服务费用

        通常软件公司会按人天来进行结算服务费用,而且很多合同是开口合同,究竟需要花费多少,企业没有底,因此建议最好能约束服务款项上限,支付根据具体实施分步支付。
       “服务总费用(包含:软件授权费、调研及实施费、满足甲方业务流程及管理模式的开发费用和合作期间的服务费用)不超出本协议的总预算(如因甲方业务、经营模式、管理模式等发生重大变化而须进行二次开发,则开发费用双方另行协商)。”

关于升级维护

       关于升级维护除了常规的约定外,更为关键的是以下两方面的内容:
       一方面:关于免费维护期的起始时间的确定,通常“免费维护期”应该以本项目验收后开始计算。(很多软件公司是以软件交付开始计算,试想,通常MES的理想实施周期是六个月,而往往要拖到一年,系统实施完成后,就需要开交服务费了!)
       另一方面:扩容和用户数问题,对于扩容和升级的优惠,双方约定不超过一个上限;跨版本升级只收一个版本的升级费,升级在服务期内不收费。

关于配套环境

     不同系统之间是有干涉的,最好在签订合同前确定好相应的环境要求,可将企业现有的环境让软件商确认。
     某企业曾经因为病毒防护系统与系统不兼容,而被迫抛弃的之前的病毒软件,重新上了一套(费用增加不说,还带来了不必要的麻烦);此外某企业在实施后才知道该系统不支持ORACLE的数据库;至于因系统慢,临时增添设备的案例就不胜枚举了。

关于顾问

     顾问是成功实施的关键,但往往好的顾问总是那么几个,如何对顾问的选择进行约束?建议在合同中加入:
     “所有实施顾问必须经过企业认可后才能上岗,顾问的更换必须经企业同意,派遣顾问前须告知企业,并得到企业的认可。乙方更换实施人员需承担一定的赔偿责任。”
当然,在合同签订的过程中需要坚持“有理、有利、有节”的思路,毕竟MES项目与简单的买设备还不一样,是一个共荣共生的事情,因此也需要给软件公司一定的空间。
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