基于ARIS软件的企业流程梳理思考

发表时间:2017-09-13 作者: 张建民  来源: 《现代经济信息》
关键字:流程梳理 ARIS软件 
本文探讨了许昌烟机公司成功引入ARIS流程梳理软件,对公司的全业务流程进行了建模梳理。

  按照集团公司工作要求,许昌烟机公司希望以流程梳理为重点,实现许昌烟机公司端到端流程贯通,并以此为基础整合管理体系,建立流程管理机制,形成一流的流程管理体系和标准文件体系,解决体系要求和业务操作两张皮的现象。
 

  一、公司管理体系现状及存在问题
 

  1.管理体系“孤岛”现象严重。对同一活动的管理要求分散在各种自成一体和管理体系文档中,造成管理体系“各自为政”局面。不同的管理体系,因为管理对象的不同,一般由不同的归口管理部门负责不同体系的运行工作,造成企业体系要求同管理流程两张皮现象。
 

  2.管理要素无法标准化和精细化管理。 业务流程与管理要素无法匹配,流程更没有精细化到岗位,造成这些流程图就成了空设。
 

  3.理不清“流程”和“流程”之间的关系。跨部门运转的流程 “扯皮”现象严重,流程没有找到流程“主人”的问题。
 

  二、ARIS流程管理软件建模方法
 

  ARIS建模方法是面向过程的模型结构,可以帮助企业完成各阶段的建模工作。它集成了众多卓越的理念和方法,广泛应用于国际和国内各行业流程与管理体系应用。ARIS体系结构模型描述了企业的组织视图、数据视图、流程视图、功能视图和战略及服务视图,然后由这5个视图组成一个形状如“房子”的房式结构:这五个视图既相互独立,又相互关联,形成一个闭环系统。
 

  三、基于ARIS软件业务流程梳理的具体措施
 

  1.建立包含管理流程、核心业务和支持流程的业务流程总图。ARIS建模工具可以描述企业的目标及目标层次,及各个层次的配置信息。企业的高层领导可以通过流程总图来了解企业核心流程、支持流程和管理流程,进而明确企业的关键业务,从而优化核心流程。
 

  2.基于增值链图的流程区域图和流程组 通过采用ARIS增值链图来帮助企业识别出直接创造企业价值的关键业务。用无尾增值链和有尾增值链来区分企业流程区域图和流程组。企业中层干部可以通过增值链图清晰识别出本部门所要做的几块工作,以便达到控制,协调的目的。
 

  3.细化指导业务活动的末级流程图 采用EPC图(事件驱动的流程链)来描述具体业务流程的末级流程。通过大量的调研,职责对照,流程整理和分类,公司24个部门各自绘制出了规范的业务流程,绘制的流程图一直细化到每一个操作岗位,避免了各部门之间责任不清,工作重复的局面。
 

  4.构建端到端流程和细化梳理流程接口 所谓“端到端流程”是指通过明晰流程与流程之间前后承接关系所构成的一个端到端业务流程。它由“流程”组成,表明本流程的上一个流程是谁,下一个流程到哪里,通过“流程接口”的形式打破职能壁垒,实现跨部门业务流程的端到端的关联。
 

  四、基于ARIS软件流程梳理的实践意义
 

  1.规范管理文档,加强管理的标准化。梳理企业的制度与流程,其本质就是一个管理规范化的过程,也就是制度和流程标准化的过程。而制度和流程的载体即管理文档本身的标准化将直接决定企业的管理体系是否能实现真正意义上的规范化和标准化。
 

  2.明确做事方法,提高企业的执行力。管理一个企业,我们首先需要明确做事的流程。而目前企业内部各种各样的规章制度、流程文件、程序手册、工作指南这些原本是为了明确做事方法的文件,最后却反而让具体的执行者搞不清方向了,提高执行力则更是无从谈起。本方案就是要帮助企业制定明确的流程手册和岗位手册,进而让员工清晰地知道“什么是正确的做事方式”。
 

  3.整合管理体系,提升协同管理能力。企业在发展过程中会引入各种管理体系比如ERP、ISO、内控体系、平衡计分卡等。这些管理体系间必须进行协同,不能各行其是。企业内部各管理体系之间的整合度及协同能力,将越来越成为企业间比拼管理能力的重要方面。
 

  4.建立控制体系,增强企业的管控力。随着企业不断发展壮大,运营的风险也随之加大。因此,需要建立一套企业内部的风险管理体系。然而,如果企业没有一套完整的、清晰的、准确的制度和流程文档,就根本无法进行风险的识别,更无法系统地进行控制措施的设计,帮助企业梳理一套清晰明确的流程,并基于此套流程设计出完整的内控体系,实现管控能力的提升。
 

  5.明晰岗位职责,提高员工的凝聚力。明确每个员工究竟需要完成什么工作,承担什么职责,并进而搞清楚每个岗位究竟需要什么技能。之后,方可设计出科学合理的考核和激励方案。而要明确每个员工的岗位职责和技能要求,首先需要知道企业究竟有多少流程和工作,然后才是明确每个岗位的员工究竟需要参与哪些流程并完成哪些工作的问题。这样,进行企业制度和流程的全面梳理就又成为先决条件了。
 

  五、结束语
 

  本文探讨了许昌烟机公司的业务流程现状,多管理体系带来的困惑,以及公司借助国家局及集团公司“深入持续开展‘管理创一流’”的契机,引入ARIS流程梳理软件,对公司的全业务流程进行了建模梳理。通过采用流程总图、流程区域图和流程组结合许昌烟机公司特点,采取由粗到细、由上至下、层层分解的方法,最终完成了整个公司的建模。同时对新产品研发管理端到端和订单管理端到端进行了初步梳理,为以后梳理其他端到端打下了良好的基础。

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