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有效预防采购腐败的方法,聪明的企业管理者都在用

发布时间:2019-12-03  关键字:云采购平台,供应商管理软件,好用的采购管理系统 
8MSaaS SPM采购管理系统提供职责分离、电子留痕、审计跟踪记录、供应商KPI考核等,有效消除采购腐败和欺诈现象,提高企业采购效益。

一间有名的八宝粥厂商的老板说:「我司的采购员,即使不发工资,他们也不会走」。其背后反映的采购腐败问题,令人心惊。采购腐败一直是企业管理者最关注最头疼的问题,它极大地损害了企业的利益,是企业生存发展的一大毒瘤。近年来,采购腐败的手法和手段日益隐蔽和高科技化,发现采购腐败现象也越来越困难,如何消除企业采购腐败,成为众多企业管理者在面向采购管理工作时思考和重视的问题。

 

有权力的地方,总是容易滋生腐败。在采购管理工作中,采购人员也拥有一定的权力,主要包括供应商入围资格权、供应合同定价权、采购订单分配权、付款权。供应商为了在与企业合作中获取利益,利用采购人员手中的权利,通过回扣、分成的利益再分配方式,与采购人员达成了所谓“双赢”合作,进而形成了采购腐败。涉及的主要腐败手法有:

 

1、让供应商报底价,然后伙同供应商往上加价,加价部分双方分成;

 

2、利用手中的权力故意以技术不达标把正常供应商踢出局,把可以给回扣的供应商押标进名单,长期拿回扣;

 

3、故意以降价为由,把所有正常供应商淘汰,让可以给回扣的供应商进名单,形成独家垄断后涨价,双方分成;

 

4、引入质量差的供应商,和供应商串通收买研发人员,在品质不合格的情况下不进行物料验证,导致差品质高价格的物料长期供应给企业;

 

5、内外勾结,搞皮包公司接单,然后把单子转手分给工厂,赚中间差价分成。

 

采购腐败手法多种多样,长期以往,给企业经营生产和市场经济运转造成了很多问题和危害。为了消除采购腐败,企业也采用了如职业道德教育、企业文化宣传等道德教化方式,期望采购人员能恪守职业道德,然而收效甚微,采购腐败现象还是屡禁不止。在企业采购问题日益严重的现实状况下,管理层束手无策,缺乏有效地防范手段和方法。到底企业应该怎么做才能有效预防和遏制采购腐败问题的发生?

 

针对这种情况,高亚科技CEO Stephen Law结合多年的企业管理及实施经验,建议企业运用8MSaaS SPM采购管理系统,帮助企业消除采购腐败现象,有效提高企业采购管理效率。

 

 

现象一:采购人员掌控采购全流程,线下与供应商联系,以自导自演的方式操控供应商的报价,收取回扣。

 

解决方法:

 

1、重点是职责分离电子留痕,如划分采购申请、供应商选取、询价、定价决策等过程分别由不同角色人员去执行。谈/评的人员和执行人员彻底分开,同一人不能完全掌控采购流程,把权力做到有准备的分开,互相制衡。

 

2、在招标选取供应商入围流程中(long list to short list), 不同类型的采购设定不同的系统规则去初定供应商数量及供应商的抽取方式 (比如: 按照50%最高KPI,50%随机产生供应商, 或者选取50%旧供应商,50%新供应商等等),对询价供应商的选定更公平,减少人为操控。8MSaaS SPM采购管理系统还支持设定供应商最终入围的评选规则、比重、评分等,全流程均有电子记录,可追踪。

 

3、严格控制招标过程中各个环节,如供应商选取流程(long list to short list), 招标文档准备、发标、开标、评标、定标的时间和信息以及相关责任人,进行审批及电子留痕。严格控制采购流程的规则,如竞价过程中,由专门指定人员设置价格控制规则,如限制供应商出价次数以及按一定幅度进行报价,符合规则的报价才可以成功提交。

 

4、竞价过程中,采购员看不到供应商的名称,以及供应商的报价信息,统一开价模式。

 

竞价的整个过程8MSaaS SPM系统会自动记录下来,可追踪相关人员的操作记录与供应商的出价信息。

 

现象二:询价人员线下联系供应商,互相勾结。

 

解决方法:

 

控制询价人员必须使用8MSaaS SPM采购管理系统自带的沟通工具进行业务上的沟通,相关的记录会保存至系统中,可实时追踪。

 

1、报价单必须按流程经审批才可使用。

 

2、8MSaaS SPM会记录每个产品有效的报价单,产品新的报价也会进入到报价库,可由系统选出在报价库中该产品的最优报价。

 

3、8MSaaS SPM记录每个产品全部历史交易价格,并能设定规则来形成产品基准价, PR及PO偏离基准价时,系统会亮红预警决策层。

 

 

现象三:供应商不敢举报采购人员的勾结行为或遇到不公平待遇无法投诉。

 

解决方法:

 

1、8MSaaS SPM自动管理供应商的KPI,若采购人员选择KPI差的供应商,不仅容易被发现,而且对该行为难以解释。

 

2、可不定期对供应商进行匿名调查,追踪采购人员行为。供应商可匿名反馈问题,且结果保密,只有指定人员可查看。

 

现象四:采购人员的固定性,容易受供应商贿赂。

 

解决方法:

 

1、8MSaaS SPM对采购人员实施不定期的轮岗制度,假设供应商贿赂了一个采购员,此采购员又调了岗位,则无法行方便。

 

2、8MSaaS SPM对采购人员进行年度考核与评级,及时发现不良采购员,并进行淘汰与管理。

 

除以上功能外,8MSaaS SPM采购管理系统还提供欺诈侦查功能,可帮助企业追踪采购过程中是否有潜在的欺诈成分,减少相关负责人在询价、招标过程中的不诚实操作的机率。如:

 

1)采购中供应商的质量是否合格(供应商信息是否完整、供应商资质是否已审批);

2)是否没有邀请质量更好的供应商来报价;

3)审批的价格不是最低价供应商;

4)是否存在供应商轮流中标情况;

5)是否存在报价过高或过低的情况;

6)中标供应商报价是否比预算高;

7)是否必要性的采购等。

 

采购腐败对企业运营生产危害极大,它不仅提高企业采购成本,降低企业产品质量,同时也破坏正常的供应链关系,扰乱了市场经济活动。预防和遏制采购腐败,是企业不容忽视的问题。

 

如果没有以上对采购管理制度的建设,合理监督限制采购人员的权利,杜绝采购人员为利损害企业的现象,腐败问题同样存在,还有可能影响更大。8MSaaS SPM采购管理系统防腐败,防欺诈,实时了解采购进度,通过审批监控采购过程,为企业打造健康正常的供应链关系,帮助企业提升采购效率,是企业采购管理者的好帮手。

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